INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (ai sensi del regolamento UE 2016/679)

La presente Informativa sulla privacy illustra le modalità con cui raccogliamo e utilizziamo le informazioni personali dell'utente in modo specifico relativamente al servizio cloud “Kombidoc”, ossia una piattaforma dedicata per fornire spazi web a disposizione dei clienti e servizi di scambio dati e moduli di comunicazione. Le informazioni personali dell’utente vengono utilizzate anche per eventuali siti web attraverso i quali ad esempio l’utente dovesse accedere a / o utilizzare l’applicazione.

Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento è Kombi di Piattelli Iolanda, con sede legale in Via Val di Foro, 128 66010 Villamagna (CH) e può essere contattato al seguente indirizzo di posta elettronica certificata: kombi@pec.it

Responsabile della protezione dei dati

Il Responsabile della protezione dei dati è Kombi di Piattelli Iolanda, con sede legale in Via Val di Foro, 128 66010 Villamagna (CH) e può essere contattato al seguente indirizzo di posta elettronica certificata: kombi@pec.it

Dati personali raccolti

I dati personali sono trattati nel rispetto del GDPR, del Codice della Privacy, dei Provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali e degli obblighi di riservatezza ai quali è tenuto il titolare del trattamento; oltre che dal Responsabile del Trattamento, i dati potranno essere trattati da soggetti terzi (incluse società situate all’estero) nominati “Responsabili” per:

·         l’adempimento degli obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria, ovvero a disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e da Organi di Vigilanza e controllo (ad esempio obblighi previsti dalla normativa antiriciclaggio o di prevenzioni delle frodi attraverso strumenti di accertamento dell’identità). Il conferimento dei dati personali necessari a tali finalità è obbligatorio ed il relativo trattamento non richiede il consenso dell’interessato.

·         finalità strettamente connesse al download, all’hosting, all’attivazione e alla gestione dell’Applicazione “KombiDoc” e della rispettiva area web collegata. A titolo di esempio, i sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento della App (come ad esempio Apple store, Google Play o Windows Phone Store) acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati comunque riferibili all’Utente la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione internet, degli smartphone e dei dispositivi utilizzati. In questa categoria di dati rientrano, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la posizione geografica, l’identità del telefono, i contatti dell’Utente, e-mail, i dati relativi alla carta di credito. L’Utente potrà consultare le informazioni sulla Privacy disponibili sui seguenti siti:

·         Apple: https://www.apple.com/legal/privacy/it/

·         Google PlayStore: https://policies.google.com/privacy?hl=it&gl=it

·         Windows Store: https://privacy.microsoft.com/it-IT/privacystatement/

·         Aruba Spa: https://www.aruba.it/documents/tc-files/it/11_it_privacy_policy_aruba_spa.aspx

Per fornire i servizi offerti dalla piattaforma Kombidoc, vengono trattati i seguenti dati dei clienti e dei loro partner, a fini di garantire i seguenti servizi:

·         Nome, Cognome, e-mail, user name, telefono, cellulare, codice fiscale, URL dell’utente, immagini e loghi forniti dal cliente, necessari per accedere alle funzionalità dell’app.

·         Dati bancari: IBAN e dati bancari/postali (ad eccezione del numero della Carta di credito)

·         Files forniti dai clienti e dai loro partner. In base alle configurazioni richieste, la piattaforma Kombidoc prevede la possibilità di utilizzare un file manager di sistema per effettuare upload e download di file scambiati direttamente dagli utenti (clienti e partner).

·         Dati relative alle attività commerciali: In base alle configurazioni richieste, la piattaforma Kombidoc prevede l’utilizzo dei dati di vendita forniti da feed provenienti direttamente dal cliente, ed elaborati in forma grafica.

·         Pagamenti e transazioni relativi all’acquisto della piattaforma. Conserviamo ragionevoli record aziendali su addebiti, pagamenti, dettagli di fatturazione e problemi.

·         Impostazioni e configurazioni. Registriamo la configurazione e le impostazioni dell'utente, tra cui attributi e identificatori di risorsa. Sono incluse le impostazioni relative a servizi e sicurezza per i dati e altre risorse.

·         Dettagli tecnici e operativi dell'utilizzo dei Servizi da parte dell'utente. Raccogliamo informazioni sull'utilizzo, lo stato operativo, rapporti su errori di software e arresti anomali, credenziali di autenticazione, metriche di qualità e prestazioni e altri dettagli tecnici necessari per il funzionamento e il mantenimento dei Servizi e del software correlato. Queste informazioni possono includere identificatori dei dispositivi, identificatori da cookie o token e indirizzi IP.

·         Comunicazioni dirette degli utenti. Conserviamo documentazione sulle comunicazioni e interazioni con noi e i nostri partner, ad esempio quando l'utente fornisce un feedback o informazioni di contatto, pone domande o richiede assistenza tecnica.

·         Il conferimento dei dati è facoltativo, ma sono necessari per l’erogazione del servizio. Il rifiuto al conferimento non consente l’erogazione del servizio e l’utilizzo dell’app.

Finalità del trattamento dei dati

Vengono trattati i dati per le seguenti finalità:

Fornire i servizi cloud e di comunicazione richiesti dall'utente. I dati vengono utilizzati principalmente per fornire i servizi software richiesti dall'utente e dai nostri clienti. Ciò comprende diverse attività di elaborazione che sono necessarie per fornire i servizi cloud e di comunicazione, tra cui l'elaborazione per la fatturazione relativa all'utilizzo dei servizi, per assicurare che i servizi funzionino come previsto, per rilevare e impedire interruzioni o altri problemi che potrebbero verificarsi e per proteggere i dati dell'utente e i servizi che l'utente utilizza.

Offrire suggerimenti per ottimizzare l'utilizzo dei servizi cloud e di comunicazione. Possiamo trattare i dati per offrire all'utente e ai nostri clienti suggerimenti e consigli. Questi suggerimenti possono includere modi per proteggere meglio l'account o i dati dell'utente, opzioni per ridurre gli addebiti relativi ai servizi o migliorare le prestazioni e informazioni su prodotti e funzionalità nuovi o correlati. Possiamo inoltre valutare la risposta dell'utente ai suggerimenti ricevuti.

Mantenere e migliorare i servizi cloud e di comunicazione. Valutiamo i Dati di servizio per poter migliorare le prestazioni e la funzionalità dei servizi cloud e di comunicazione. Quando ottimizziamo i Servizi cloud e di comunicazione per l'utente, questi potrebbero migliorare per nostri i clienti e viceversa.

Fornire assistenza all'utente. Utilizziamo i dati di servizio quando necessario per fornire assistenza tecnica e servizi professionali secondo quanto richiesto dall'utente e dai nostri clienti e per valutare se le esigenze dell'utente sono state soddisfatte. Utilizziamo inoltre i dati per migliorare l'assistenza online e per comunicare con l'utente e con i nostri clienti. Ciò include le notifiche sugli aggiornamenti ai servizi cloud e di comunicazione e la risposta alle richieste di assistenza.

Proteggere gli utenti. Utilizziamo i dati di servizio per migliorare la sicurezza e l'affidabilità dei nostri servizi. Ciò include il rilevamento, la prevenzione e la risposta a frodi, utilizzi illeciti, rischi per la sicurezza e problemi tecnici che potrebbero danneggiare gli utenti, i clienti. Queste attività sono una parte importante del nostro impegno a proteggere i nostri servizi.

Ottemperare agli obblighi di legge. Potremmo dover trattare i dati per ottemperare ai nostri obblighi di legge, ad esempio per rispondere a un procedimento giudiziario o a una richiesta del governo con forza esecutiva o per ottemperare agli obblighi relativi alla tenuta e alla conservazione dei registri contabili.

Altre finalità con il consenso dell'utente. Possiamo richiedere il consenso dell'utente per trattare le informazioni per altre finalità non coperte da questa Informativa sulla privacy. L'utente ha il diritto di ritirare il consenso in qualsiasi momento.

Dove vengono archiviati i dati

I dati personali dell’Interessato sono conservati in archivi situati in paesi dell’Unione Europea. Ove necessario per il perseguimento delle finalità dichiarate, i Dati dell’Interessato potrebbero essere trasferiti all’estero, verso Paesi/organizzazioni al di fuori dell’Unione Europea che garantiscano un livello di protezione dei dati personali ritenuto adeguato dalla Commissione Europea con propria decisione, o comunque sulla base di altre garanzie appropriate, quali ad esempio le Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione Europea o il consenso dell’Interessato. L’Interessato ha il diritto di ottenere una copia di tali garanzie, nonché l’elenco dei Paesi/organizzazioni verso i quali i dati sono stati trasferiti scrivendo all’indirizzo assistenza@kombidoc.it

Modalità del trattamento

I trattamenti avvengono in formato elettronico e durante l’utilizzo del software Kombidoc i dati personali sono reindirizzati attraverso connessioni sicure. Il trattamento dei dati avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici e nel rispetto delle misure necessarie prescritte dalla normativa di riferimento, volte ad assicurare la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei Dati, nonché ad evitare danni, siano essi materiali o immateriali. I dati sopra riportati non sono mai salvati in via definitiva. L’utente può cancellarli in ogni momento utilizzando le funzioni presenti nel software Kombidoc, in autonomia o richiedendo una cancellazione tramite l’email assistenza@kombidoc.it.

Periodo di conservazione dei dati personali

I dati personali raccolti in relazione alle modalità sopra descritte saranno conservati per la durata del rapporto contrattuale e per i 2 mesi successivi alla sua cessazione nei soli supporti di backup. Il Titolare potrà decidere politiche autonome di cancellazione che impostate all’interno del sistema come configurazione personalizzata comunicherà agli interessati.

Ambito di conoscenza dei dati

I dati trattati dell’app sono trasmessi al prodotto software KombiDoc. I dati saranno visualizzabili dal Titolare e dal Responsabile del Trattamento in funzione dei profili autorizzativi dallo stesso assegnati nell’ambito della sua organizzazione sugli applicativi sopra citati. Il Responsabile del Trattamento del servizio non è autorizzato a visualizzare i dati personali registrati bensì solo ad eseguire attività di manutenzione applicativa e sistemistica sul servizio offerto. Qualora vi sia la necessità di accedere ai suoi dati personali il fornitore richiederà preventivamente l’autorizzazione al cliente/Titolare del trattamento che la dovrà informare prontamente della necessità e sulle misure di sicurezza adottate a tutela dei suoi dati.

Ambito territoriale del trattamento

I dati personali saranno trattati in Italia

Diritti degli interessati

Potrà esercitare i Suoi diritti inviando una e-mail a assistenza@kombidoc.it, in particolare potrà richiedere l’accesso ai dati personali che la riguardano, la rettifica o la cancellazione o potrà richiedere la limitazione al trattamento e potrà opporsi al trattamento. Inoltre, avrà il diritto alla portabilità dei dati e qualora volesse proporre reclamo potrà presentarlo anche all’autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Aggiornamenti a questa Informativa

Possiamo apportare aggiornamenti a questa Informativa sulla privacy. Non apporteremo modifiche significative senza previa notifica all'utente tramite pubblicazione di una nota in evidenza in questa pagina, in cui saranno descritte le modifiche, o comunicazione diretta all'utente. Invitiamo l'utente a consultare con regolarità la presente Informativa sulla privacy e indicheremo sempre la data di pubblicazione delle modifiche più recenti.